Formazione
Gestione documentale è un sistema di
archiviazione avanzata di documenti
a cartelle che ha come obiettivo razionalizzare la registrazione e ricerca di documenti.L'nterfaccia operativa è simile a quella dei sistemi operativi windows, rendendo così comodo e agevole svolgere l'archiviazione e la ricerca del documento.
Grazie alla tecnologia Asp, i documenti sono disponibili in rete da qualsiasi postazione internet eliminando la necessità di utilizzare reti vpn per accedere ai server aziendali.
La caratteristica principale del software è il modulo di ricerca avanzato del documento: è infatti possibile ricercare per codice, per data di creazione, per parole chiavi (tags), per responsabile del documento e molti altri parametri che possono essere usati assieme.
Un utilizzo completo delle funzionalità del software permette di semplificare la gestione dei documenti e di risparmiare tempo per cercarne uno.
Il passaggio da carta a digitale avviene tramite importazione dei documenti da scanner twain direttamente nel software in modo rapido e semplice *; la catalogazione del documento avviene sucessivamente alla sua importazione.
Viene registrato nel software l'autore e la data di ultima modifica del documento. E' presente una completa gestione dei permessi utente su file e cartelle rendendo così possibile l'uso del software da parte di diverse categorie di utenti.
Un'altra funzionalità presente è il Workflow semplificato del documento dove approvatore e verificatore sono i soggetti principali.
Legare un documento ad un altro è possibile e la visualizzazione viene proposta anche in forma grafica.
E' anche possibile catalogare i documenti presenti in forma cartacea per archivio e raccoglitore.
Con la funzione Gestione permessi invece è possibile associare gli utenti al sistema documentale.
Il sistema email è integrato all'interno del software in modo da poter inviare il documento in modo rapido senza dispendiosi passaggi a gestori di posta.
Gestione documentale soddisfa i requisiti di tracciatura e archiviazione dei documenti previsti da un Sistema di Gestione per la Qualità (ISO 9000).
Riassumendo con Gestione documentale è possibile:
• Controllare tutti i documenti aziendali da qualsiasi postazione internet;
• Archiviare e catalogare i documenti cartacei digitalizzandoli con un scanner;
• Ricercare e consultare i documenti tramite molteplici parametri;
• Configurare i livelli di accesso, assegnabili sia a documenti che a cartelle;
• Gestire le scadenze di documenti (certificati, documenti fiscali, contratti, ecc.);
• Legare documenti ad altri documenti;
• Gestire la distribuzione, i responsabili, gli approvatori e verificatori del documento;
• Stampare elenchi dei documenti filtrati per vari parametri;
• Associare ai documenti gli archivi e raccoglitori presenti in azienda;
* nella configurazione software su server locale